業務最適化・効果・応用事例（PM業務最適化・計測効果・応用・品質活動データ）
G-5 品質管理 ＞ G. 実行管理（プロジェクト） 元資料: ◆業務計測【第2編】後半（19枚）
目的・概要
考え方・観点
実際に可視化された情報
PM業務の最適化（１）
- PMの1か月の業務内訳を調査により、ボトルネックが可視化できた
- （N=1）
- 【PM業務の計測事例】
PM業務の最適化（２）
- PMランク別に業務割合の内訳を並べて可視化
- →ハイクラスのPM（右側）は、価値を生む業務の割合が高いことが明らかに
- 初級
- PM
- 上級PM
- （N=48）
- 【PM業務の計測事例】
PM業務の最適化（３）
- BSCおよび戦略優位性の観点で分類することで、偏りや強み/弱みが見えた
- バランススコアカード観点
- における割合
- 戦略的優位性の観点
- における割合
- （N=48）
- 【PM業務の計測事例】
PM業務の最適化（４）
- PM本来の業務＝理想（左）と現実（右）の業務時間の乖離が判明 → 組織戦略上重要でPMの認識が上位に来る項目でも、現実（右）は5位以下に散らばっている
- 【PM業務の計測事例】
- （N=48）
PM業務の最適化（５）
- 組織戦略をベースに、現状と理想の姿を数値で捕捉することで、数値目標を改善計画に展開できるようになった
- （N=48）
- Before
- After
- 【PM業務の計測事例】
- わかったこと
- 理想と現実にはギャプがあって、
- 理想に近づけるには
- 阻害する業務を
- 「減らす対策」がまず必要
- ということ
計測による効果
主たる効果
- 改善活動の具体化に貢献
- → 全450件、11カテゴリ（※1）の現場の声から8部門にまたがる改善活動の提言を採択
- 中長期施策の優先順を確定
- → スコアリングデータが裏付けとなり、施策実行の優先順が明確化
- 短時間で質を伴う情報集約の手法を確立
- → スコアリング内容の均質化、情報解釈の時間確保、フリートークからの課題吸い上げ、 など「改善インプットの質向上」へ大きく貢献
- PMの作業内容を可視化
- → 6カテゴリ約50項目に分類し、短時間で作業内容を可視化する方法を確立
- → ABM(活動原価管理)の観点（※2）を用い、PMの役割別作業改善モデルを策定
- 情報収集にかかるコストを5分の1に低減
- → 通常どおりのスコアリングを実施した場合、同等の質と量のデータを獲得するには、 4～5倍の工数を要する試算
- 期間＝約1ヶ月間
- 工数＝Total 約250時間（専任1名、アシスタント1名、PM約40名×1.5h、他）
- → 通常どおりのスコアリングを実施した場合、同等の質と量のデータを獲得するには、 4～5倍の工数を要する試算
- ※1 : 11カテゴリ＝業務プロセス/システム、役割と責任、組織方針、仕組みと制度、人材育成、意識改革、根拠(モノサシや基準)、 要員/体制、価値/競争力、品質、開発技術
- ※2 : 競争の源泉として強化したい作業(Sc)、一定以上を確保したい(VI)、作業比率を低減させたい(Lw)、作業をゼロにしたい(Zr)
- 【PM業務の計測事例】
副次的効果
- 改善提案の説得性を向上
- → 提案＋現場の生の声で、現実味が増し納得感が向上
- → ありがたいこと・うれしいことが、説明の中和材料／一服の清涼剤として機能
- 情報の流用性が向上
- → 目的・ニーズに沿って、スコアリング情報を何度も使いまわし可能に
- キーパーソンを発掘
- → 改善活動への理解者の増加とともに、施策の協力者を多数発掘
- スコアリング自体の効果（Face to faceの場合）
- → よく来てくれた、またやってほしい、もっと聞いてくれ、という声をたくさん頂戴しスコアリング自体が、 現場の改善意識の高揚や、孤立感の排除などに貢献できる確信を持った
- 【PM業務の計測事例】
取り組み実績
- 大手メーカー様40名、PMスコアリング＋改善プラン策定支援
- 大手SIer様20名、PMスコアリング＋PM育成プラン提案
- 中堅ソフトウェア開発会社様10名、PMスコアリング
- ※PM業務以外でも数社に対して実施
- 【PM業務の計測事例】
実働記録による分析との違い
- 実働記録
- 実行計画に対し、実働（日々の工数、成果）を記録し、分析に生かすやり方→計画～分析、改善策までのタイムスパンが長い。環境も変化するため、効果が捉えにくい。
- 業務計測メソッド
- 直近（1年間など）の業務時間配分をざっくり計測し、その傾向分析を行ってこれからの計画に生かす→計測～分析まで時間がかからず、実績をベースに改善計画を練ることができるので、効果を捉えやすい。
- 【PM業務の計測事例】
様々な活動調査への応用
- 本アプローチは、ヒアリング項目を差し替えることで、様々な取り組みの可視化が可能 | ◆企業の特徴を示す情報 | ◆カテゴリ別活動時間／フリーの質問 | | --- | --- | | 自社の業種 事業領域 提供サービス 企業のカルチャー 売上規模 従業員概数 PM概数 スタッフ概数 発注先パートナー数 品証の要員数 品証が連携するStaff組織 品質活動の目的、目標、理念 認証関連の取り組み | 基盤構築・体系化 施策展開・各種支援 モニタリング・レビュー・リカバリ 施策遂行／プロジェクト管理 調査・研究、外部連携 統合マネジメント 認識確認 | | | ◆定性的な質問 よかったこと 嬉しかったこと 困っていること 助けてほしいこと |
- 【数社の品質責任者を対象とした品質活動スコアリングの取り組み事例】
- 【業務計測・・応用事例】
プロジェクト支援、品質活動の取り組み
- 【業務計測・・応用事例】
業態別・品質活動の取り組みデータ
- 【業務計測・・応用事例】
企業別・取り組みの違い／業務トップ20
- 【業務計測・・応用事例】
作業効率の話
- 2010年付近に、某見学ツアーで「封筒制作の作業効率化」について聞いた事例
- 紙の封筒制作を違うやり方で２つのチームが競うとして、下記のどちらが作業効率が高いか？
- Aチーム：封筒を折る→糊で貼るを1人で行う
- Bチーム：封筒を折る、糊で貼るを2人で分担して行う
- 結果はAチームが作業効率が高い ということに
- 理由は、Bチームは分担を行っているので、封筒をいったん置くという工程が間に入ることにより、Aチームより時間がかかるというものでした
- 紙の封筒制作を違うやり方で２つのチームが競うとして、下記のどちらが作業効率が高いか？
- トヨタL&Fの見学ツアー
イメージ図
手順・進め方
手法・理論
テンプレート・ツール
事例・サンプル
現場ヒアリングで聞く質問 ※順番も重要
- ①「やっててよかった／報われたこと／嬉しいこと、ありがたいこと」 は何ですか？
- ②「今一番困っていること／支援があるとうれしいこと」 は何ですか？
- ③「ご自身が他の部門やチームに提供できる資料やツール、伝えたいやり方」 はありますか？
- ○その他フリーで何でもお聞かせください（ご意見・ご要望など）
- 【PM業務の計測事例】
