課題管理・見える化（課題とは・課題カンバン・管理手順・運用スキーム）
G-3 課題管理 ＞ G. 実行管理（プロジェクト） 元資料: ◆課題に対する認識【第2編】 + ◆課題管理／見える化【第2編】（18枚）
目的・概要
◆そもそもの課題に対する認識
◆課題管理／見える化
考え方・観点
- 124
- 解決
- リスク、課題
- 行動
- 意識
課題リストの数値化
- ごく普通の課題リストを「数値化」することで、コミュニケーションの密度を高める
- カウントするもの「全課題」「残数」「期限超過」「緊急レベル」「未記載（担当, 期限, 優先順）」
- 判定するもの「期限超過」「緊急レベル」「高レベル」「期限間近」「長期保留」「1件あたり処理日数」「先送り回数」 ・・など
- SAMPLE
複数チーム状態の可視化（例）
- 複数チーム、会社、個人の状態を、横並びで「可視化」→状況の把握、比較、アクションを迅速に無駄なく行う
- SAMPLE
課題状況の推移、適切性の判断
- 課題状況の推移を捉えることで、課題解決の適切性を見極め、改善の要否を判断する
課題カンバンによる状態の捕捉
- 1プロジェクトの課題状況をつぶさに捉えるための管理ビュー
- PMやPMOが素早くNextActionを取れるよう、日々のスナップショット、推移からの傾向を直感的に見れるようにサポートするのが目的
- （プロジェクト支援）
課題カンバン
課題管理のポイント（現場編）
- 課題の抽出と共有、対策を実施（常時、関係者全員）
- 課題の状況を確認（1日1回、管理者）
- 課題に対する次のアクションは明確か、新たなリスクはないか
- 担当者、解決期限、優先順は決まっているか
- Closeする課題はないか→終了判断は甘くしない（下記、判断の例）
- 課題が消滅した、別の課題へ統合した
- 対策が明らかになり、スケジュールへの落とし込み、関係者への伝達等が終了した
- 定量的観点で見た状況はどうか（下記、チェックポイントの例）
- 残件、期限超過の数の認識はあっているか、消化できそうか
- 課題管理が機能しているか（課題数の変化、1課題あたりの処理日数、未設定項目の数、データ更新周期 ・・等）
- 課題データを共有（Min.週1回、管理者）
- 緊急、高レベルで期限超過の課題は内容サマリも共有し、上位マネージャーや品質部門とのコミュニケーションにうまく利用する ex. 「緊急課題No.7は、～の対策を取り、昨日Closeしました」
- ※課題管理はファシリテータを決め、対策実施状況のフォローを行うと効果的に機能する
課題管理のポイント（上層部編）
- 課題データに常に注意を払う → 多忙であっても確認を怠らない
- 緊急エスカレーションがあれば、内容を確認し何らかの対応をとる
- 気になるプロジェクトは毎日、その他の場合最低でも週1回は確認する
- 見聞きしている実態と状況報告が一致しない場合は、即時現場に確認する
- アラームがなく一見平穏に見えるプロジェクトが、実は一番危ないケースもあるため、ある程度“疑いの目”は持つ
- 課題データの例
- 課題管理におけるアラーム設定の例
運用スキーム
- プロジェクトの状況
- サブチームの状況
- 本部、部ごとの状況
- 組織全体の状況
- 課題データ
- PM
- マネジメント２
- マネジメント１、品質部門
- プロジェクト側で課題を更新、
- 状況を共有
- （随時）
- 上位マネジメント側で状況を確認、アクションが必要な課題に対処
- （随時）
- 課題集計・ハイレベル
- 課題集計・ミドルレベル
- 課題管理表
- 組織側でステータスを確認、
- 組織として必要な対応を指示
- （定期）
課題管理における留意点（１）
- 課題表に備忘録も入れて使ってしまっている場合（整理や指導に時間が割けないという理由で）
- 下記のルールを周知し、「課題の純度」を保つ
- 課題表にはチームで解決すべきことを記述する
- モヤっとしていることは課題表に入れてもOKだが、入れた担当者が責任をもって分解（アクション化）するか、放置されないように誰かにフォローを求めるなどの対応を行う・・担当者が決まるまで
- 単なるToDo（レベル低のアクション）のうち、即実行できるものは、課題表で共有せず、報告や共有を簡潔に行う
課題管理における留意点（２）
- 課題の整理ができていない（他に優先すべきタスクがあるという理由）
- 必ず守ることや簡単なルールを定めて、課題管理をしないという選択肢がない状態を作る
- すべてのタスクの中で課題管理は優先順1位と考える
- 毎日最低10分は時間を割く（朝いち、午後いちなど）
課題の確認順について
- 週報会等における課題の確認順は、おおむね下記の通り
- 緊急レベルの課題を確認
- 期限超過＆高レベルの課題を確認
- 期限間近の課題を確認
- 全体の数値を確認→未設定項目があるかなどをチェック
- 追加課題などがあれば追記（この際にリスク確認を行うこともあり）
- ※確認にあたり、項目の絞り込み、文字やセルの色替えをすることも多い
課題とQ&Aの違い（a）
- 問題
- 課題
- アクション
- 問題を分解し、解決すべきテーマに分解したものが課題
- 課題をさらに細分化し、実行レベルに落とし込んだものがアクション
- Q&Aはアクションを取る上で、解決すべき細かな確認事項
- Q&A
- （例）問題 →課題 →アクション
- ・高速道路を逆走する人がいるのは問題
- →放置するとさらに大きな問題を引き起こす
- ・課題として「逆走を防ぐ建造物構造的な検討」や
- 「人の認識に関わる検討」・・などが課題
- ・構造を現地調査する、調査結果を分析する・・などがアクション
- （例） Q&A
- ・現地調査の方法を検討する際の、期間や費用の制約の確認
- ・実際の調査を誰が行うかを決める上での細かな確認
- ・出張先や関係者のメールアドレスの確認
- ・・など
- ※アニメあり
課題とQ&Aの違い
- 問題
- 課題
- アクション
- 問題を分解し、解決すべきテーマに分解したものが課題
- 課題をさらに細分化し、実行レベルに落とし込んだものがアクション
- Q&Aはアクションを取る上で、解決すべき細かな確認事項
- Q&A
- （例）問題 →課題 →アクション
- ・高速道路を逆走する人がいるのは問題
- →放置するとさらに大きな問題を引き起こす
- ・課題として「逆走を防ぐ建造物構造的な検討」や
- 「人の認識に関わる検討」・・などが課題
- ・構造を現地調査する、調査結果を分析する・・などがアクション
- （例） Q&A
- ・現地調査の方法を検討する際の、期間や費用の制約の確認
- ・実際の調査を誰が行うかを決める上での細かな確認
- ・出張先や関係者のメールアドレスの確認
- ・・など
イメージ図
手順・進め方
課題管理の手順（現場編）（１）
課題管理の手順（現場編）（２）
課題管理の手順（現場編）（３）
- 課題Closeの判断は甘くしない
課題管理の手順（上層部編）
- 最低ここだけでも対応
